Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

Arkea S.n.c. di Mosca Giammarco e C.
P. IVA: 05450180756
Sede legale: Via Lequile 87, 73100 Lecce (LE)
Sede operativa – Alkemia: Via Vittorio Emanuele II 6, 73013 Galatina (LE)
Email per richieste relative alla protezione dei dati personali: info@alkemialab.it

Alkemia è il nome commerciale del locale gestito dal titolare.

2. Tipologie di dati trattati

Il sito può trattare le seguenti categorie di dati.

Dati di navigazione e sicurezza

Durante il normale funzionamento del sito possono essere raccolti dati tecnici, quali:

indirizzo IP o informazioni derivate e pseudonimizzate;
data e ora della richiesta;
browser e dispositivo utilizzati;
pagine richieste;
log tecnici, di sicurezza e diagnostici;
informazioni necessarie alla protezione del sito da abusi e accessi non autorizzati.

Dati forniti volontariamente

Quando l’utente contatta Alkemia o utilizza il sistema di prenotazione possono essere raccolti:

nome;
numero di telefono;
indirizzo email;
data e ora della prenotazione;
numero di persone;
area richiesta, interna climatizzata o esterna;
finalità della visita: aperitivo, cena o bere qualcosa;
richieste, note e comunicazioni inviate dall’utente.

Informazioni facoltative relative alla prenotazione

L’utente può scegliere di comunicare:

presenza e numero di bambini;
richiesta di seggioloni;
presenza di passeggino;
esigenze di accessibilità o mobilità;
presenza di animali domestici;
occasioni speciali;
segnalazioni alimentari o allergeni;
altre informazioni utili all’accoglienza.

Tali informazioni non sono necessarie per effettuare una prenotazione, salvo quando risultino indispensabili per soddisfare una specifica esigenza richiesta dall’utente.

Le segnalazioni relative ad allergie, condizioni alimentari o esigenze che possano rivelare informazioni sanitarie saranno trattate esclusivamente per gestire la richiesta dell’interessato, sulla base del suo consenso esplicito e per un periodo limitato.

3. Finalità del trattamento

I dati sono trattati per:

consentire la navigazione e il corretto funzionamento del sito;
garantire sicurezza, manutenzione e stabilità tecnica;
rispondere a richieste inviate tramite email, telefono o collegamenti esterni;
verificare disponibilità, capienza, orari e tavoli;
registrare, confermare o rifiutare una richiesta di prenotazione;
gestire modifiche, cancellazioni, ritardi e variazioni dell’area prenotata;
inviare conferme e promemoria relativi alla prenotazione;
contattare il cliente in caso di maltempo, indisponibilità, problemi organizzativi o richieste particolari;
gestire l’assegnazione dei tavoli e il carico operativo del locale;
prevenire prenotazioni non attendibili e sottoporre a controllo manuale prenotazioni successive a un precedente no-show;
inviare, quando richiesto dall’interessato, una singola comunicazione successiva alla visita per raccogliere una recensione;
elaborare statistiche aggregate sull’utilizzo del sito, esclusivamente dopo il consenso ai cookie statistici;
adempiere a obblighi legali e rispondere alle richieste delle autorità competenti.

4. Base giuridica

Il trattamento si basa, secondo i casi:

sull’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e sulla gestione del servizio di prenotazione;
sull’esecuzione del rapporto instaurato con il cliente;
sul legittimo interesse del titolare alla sicurezza, alla manutenzione, all’organizzazione del servizio e alla prevenzione di utilizzi impropri;
sull’adempimento di obblighi legali;
sul consenso dell’utente per Google Analytics 4 e altri strumenti non tecnici;
sul consenso esplicito dell’utente per eventuali informazioni facoltative che possano rivelare dati relativi alla salute;
sul consenso facoltativo per l’invio di una singola richiesta di recensione successiva alla visita.

Per i dati necessari alla prenotazione non viene richiesto un generico consenso al trattamento: il cliente deve invece poter leggere l’informativa prevista dall’articolo 13 GDPR. L’informativa deve indicare chiaramente titolare, finalità, basi giuridiche, destinatari, conservazione e diritti.

5. Obbligatorietà dei dati

Nome, telefono, email, data, ora, numero di persone, area e finalità della visita sono necessari per utilizzare il servizio online di prenotazione.

Il mancato conferimento di tali dati impedisce al sistema di elaborare la prenotazione.

Gli altri campi sono facoltativi. Il loro mancato conferimento non impedisce di prenotare, ma potrebbe rendere impossibile valutare o soddisfare esigenze particolari.

6. Funzionamento del sistema di prenotazione

Il sistema valuta automaticamente:

disponibilità dei tavoli;
area richiesta;
numero di persone;
finalità della visita;
capacità operativa;
concentrazione degli arrivi;
orario selezionato;
necessità di utilizzare più tavoli.

In alcuni casi il sistema può confermare automaticamente la prenotazione. In altri casi, ad esempio gruppi numerosi, passeggini, capienza superiore alla soglia automatica, richieste particolari o precedenti no-show, la richiesta viene sottoposta alla valutazione manuale di Alkemia.

Il sistema non produce decisioni con effetti significativi basate esclusivamente su un processo automatizzato: nei casi critici interviene sempre il titolare.

7. Gestione dei no-show

Quando una prenotazione confermata non viene rispettata e il cliente non avvisa dell’annullamento, Alkemia può registrare internamente il precedente no-show.

Questa informazione viene utilizzata esclusivamente per sottoporre eventuali prenotazioni successive a conferma manuale.

La registrazione:

non determina un rifiuto automatico;
non viene comunicata ad altri soggetti;
può essere verificata, corretta o rimossa;
viene conservata per un periodo limitato;
può essere cancellata manualmente dal titolare quando non è più necessaria o risulta errata.

8. Comunicazioni relative alla prenotazione

Il cliente può ricevere comunicazioni di servizio riguardanti:

conferma o rifiuto;
richiesta in attesa;
modifica;
annullamento;
promemoria;
ritardi;
variazioni dovute al maltempo;
indisponibilità dell’area esterna;
richieste particolari.

Le comunicazioni possono essere effettuate tramite email, telefono o WhatsApp, utilizzando esclusivamente i recapiti forniti per la gestione della prenotazione.

Il pulsante WhatsApp del gestionale apre una conversazione con testo precompilato, ma l’invio viene effettuato manualmente da Alkemia. I recapiti non vengono utilizzati per promozioni o newsletter.

9. Richiesta di recensione

Quando l’utente ha espresso la relativa scelta, Alkemia può inviare una sola email, il giorno successivo a una visita completata, con l’invito a lasciare una recensione.

La comunicazione:

non contiene promozioni;
non comporta l’iscrizione a una newsletter;
non viene inviata dopo cancellazioni o no-show;
non viene ripetuta dopo ogni prenotazione;
può essere disabilitata o revocata dall’interessato.

10. Google Analytics 4

Il sito utilizza Google Analytics 4 esclusivamente dopo il consenso espresso tramite il banner cookie.

Lo strumento viene utilizzato per statistiche generali sull’utilizzo del sito, come visite, pagine visualizzate e interazioni aggregate.

In assenza di consenso, Google Analytics 4 non deve essere attivato.

Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy.

11. Servizi e collegamenti di terze parti

Il sito può contenere collegamenti o integrazioni con:

Google Maps;
Google Business Profile;
WhatsApp;
Instagram e altri social network;
servizi di invio email;
servizi di hosting, sicurezza e backup.

L’apertura volontaria di un servizio esterno comporta l’applicazione delle condizioni e delle informative del relativo fornitore.

Quando un fornitore tratta dati per conto di Arkea S.n.c., viene utilizzato, ove previsto, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

12. Destinatari dei dati

I dati possono essere accessibili:

al titolare e al personale autorizzato;
al fornitore di hosting;
ai fornitori tecnici che gestiscono manutenzione, backup, sicurezza o posta elettronica;
a consulenti e professionisti soggetti a obblighi di riservatezza;
alle autorità pubbliche quando previsto dalla legge.

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali.

13. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

L’utilizzo di alcuni servizi tecnologici, come Google, Meta o WhatsApp, può comportare trattamenti o trasferimenti di dati verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo.

Tali trasferimenti sono effettuati nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti riconosciuti dal GDPR.

14. Conservazione dei dati

I dati vengono conservati per il tempo necessario alle rispettive finalità.

In particolare, salvo obblighi differenti o necessità documentate:

prenotazioni future: fino alla loro esecuzione, modifica o annullamento;
dati operativi delle prenotazioni completate: fino a 12 mesi, poi anonimizzati;
prenotazioni annullate, rifiutate e no-show: fino a 6 mesi, poi anonimizzate o cancellate;
allergeni, accessibilità e note personali: normalmente fino a 30 giorni dalla visita, poi cancellati;
log tecnici e registri email: fino a 12 mesi;
preferenza relativa alla richiesta di recensione: fino alla revoca o all’avvenuto invio;
preferenze cookie: circa 180 giorni, salvo cancellazione anticipata.

I termini possono essere prolungati quando necessario per obblighi di legge, contestazioni, sicurezza o tutela di un diritto.

15. Sicurezza

Il titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

connessione HTTPS;
accesso amministrativo protetto;
limitazione degli accessi ai dati;
validazione delle richieste;
token di sicurezza;
backup;
registrazione delle operazioni rilevanti;
protezione contro accessi abusivi e doppie prenotazioni;
anonimizzazione o cancellazione periodica dei dati non più necessari.

16. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti, i diritti riconosciuti dagli articoli 15–22 GDPR, tra cui:

accesso;
rettifica;
cancellazione;
limitazione;
opposizione;
portabilità;
revoca del consenso, senza pregiudicare i trattamenti precedenti;
richiesta di informazioni sulle modalità del trattamento.

Le richieste possono essere inviate a:

info@alkemialab.it

L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Le informazioni e le azioni relative ai diritti devono essere fornite con modalità trasparenti e, in linea generale, gratuitamente.

17. Minori

Il servizio di prenotazione è destinato a persone maggiorenni o comunque autorizzate a effettuare la prenotazione per il proprio gruppo.

Le informazioni sui bambini presenti al tavolo sono raccolte esclusivamente per esigenze organizzative e non per creare profili personali.

18. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche:

al sistema di prenotazione;
ai fornitori utilizzati;
alle finalità del trattamento;
ai tempi di conservazione;
alla normativa applicabile.

La versione e la data di aggiornamento vengono indicate all’inizio della pagina.